KUNDSYSTEM

Lättåtkomligt och teknikneutralt

Vårt kundsystem använder vi själva och vi är ganska kräsna. En del av oss använder PC, andra Mac. Vi använder flera olika webbläsare. Sitter man i bilen vill man kunna nå kundsystemet med ett enda tryck på sin smartphone för att se veckans bokningar eller ytterligare ett tryck för att fräscha upp informationen om kunden innan man lämnar bilen. Vårt system är webbaserat, teknikneutralt och browserneutralt. 

Systemet är också användarvänligt och flexibelt. Man behöver inte gå på veckoslutskurs för att använda det och det går att anpassa systemet till den enskilda organisationens behov. 

Samlad och strukturerad information

Informationen om kunden ska var strukturerad och överskådlig. Därmed får man bättre informationsergonomi men även bättre möjligheter till nyttiga listor och statistik. Självfallet finns funktioner för personliga listor också, t ex reseräkningar med automatisk summering av kilometrar och belopp per månad och år. 

Nedan visas huvudfönstret för en viss kund. Samlad information i ett enda fönster. Kundernas grunduppgifterna överst. Nedanför visas de tre senaste anteckningarna för kunden. Äldre anteckningarna tas fram genom en horisontell rullningslist utan tidsödande klick Ett enda klick på någon av flikarna nedanför grundinformationen ger detaljinformation om produkter, kontaktpersoner, mottagare av nyhetsbrev m m. 

Smarta urval för listor och utskick

Smarta urval och anpassad information är viktiga faktorer för en framgångsrik marknadsföring. Gör man breda e-postutskick med standardformuleringar är förutsättningarna sämre. Vårt system har sinnrika urvalsmöjligheter för att nå rätt målgrupp. Det kan exempelvis vara kunder som köpt produkt x men inte produkt y, kunder som fått ett visst utskick, kunder som inte kontaktats under viss tid, kunder som har ett visst riktnummer eller postnummerintervall, företag av en viss branschtyp eller personer av en viss befattningstyp. Nedan visas urvalsmöjligheter för inkluderande faktorer vid e-postutskick. Motsvarande exkluderande val finns, liksom en kombination av dessa. 

E-postmallar och dokumentmallar

Kundsystemet har utmärkta möjligheter till att skapa en uppsättning e-postmallar, även delmallar. Vill man exempelvis informera om ett par, tre produkter kan man med några få klick bygga upp det slutliga e-postmeddelandet med förhandskonstruerade delsegment och grafik (som inte blir ett rött kryss hos kunden). När det blir dags att lämna en offert eller skriva avtal kan systemet enkelt ta fram förhandskonstruerade dokumentmallar som dessutom automatiskt infogar hårddata som lagts in för kunden/produkten exempelvis belopp, avtalstid och beställare. 

Säljprocessen

Ofta kan en säljprocess vara utdragen och delas in i olika faser. Man har kontakt med än den ene, än den andre. Vårt kundsystem har exempelvis möjligheter till kronologiska anteckningar per kund så att man vet vem som har sagt vad.  Varje produkt eller tjänst kan åsättas en valfri status för att underlätta framtagande av översiktslistor enligt vissa urvalskriterier. Självfallet finns det möjlighet att bevaka olika händelser och få en automatisk påminnelse per e-post eller SMS förutom att man själv kan ta fram bevakningslistor. Du kan med ett par klick skapa ett e-postmeddelande innehållande en förteckning med kontaktuppgifter för referenskunder för viss produkt eller tjänst. Det finns en gemensam bokningskalender som möjliggör planering och samordning av hela säljgruppen. 

 

Kundrelationen

Inte sällan finns fleråriga kundrelationer. I sådana fall är det särskilt viktigt att vårda relationen. Vårt kundsystem gör det bland annat möjligt att söka fram kunder som exempelvis saknar ordet "kundvård" ett visst antal månader bakåt och som har köpt viss produkt eller tjänst. Vi har möjlighet att per kund lägga upp mottagare av nyhetsbrev. Du kan få listor om kommande och nyligen genomförda faktureringar. eller förteckning över konsultinsatser, automatiskt summerade per månad och år. Även här kommer bevakningsfunktionen till sin rätt, exempelvis för att bevaka en tidpunkt för ny avtalsperiod. 

Listor och statistik

Under åren har vi systematiskt förbättrat möjligheterna att sekundsnabbt få fram listor och statistik och vi lyssnar fortfarande på goda förslag. Det kan t ex var fråga om säljstatistik fördelat på produkt och/eller säljare, översikt av löpande abonnemangsintäkter eller intäktsfördelning mellan samverkande bolag eller organisatoriska enheter.  I stället för att i systemet registrera en viss kund, kan systemet arbeta direkt mot en extern textfil både för utskick och uppföljning. Man kan även återföra kortare minnesanteckningar m m till den externa filen. Därmed svämmar inte själva kundregistret över alla bräddar. När det börjar bli intressant kan man snabbt importera uppgifter till själva kundregistret.